Hünfeld: Digitalisierung schreitet weiter voran

Die Digitalisierung in der Hünfelder Stadtverwaltung schreitet mit großen Schritten voran. Das geht aus einem Statusbericht hervor, den der Magistrat jetzt der Stadtverordnetenversammlung vorgelegt hat. Wichtiger Nebeneffekt aus Sicht von Bürgermeister Benjamin Tschesnok ist, dass durch die Digitalisierung die Voraussetzungen für Home-Office in Corona-Zeiten geschaffen wurden, heißt es in der Mitteilung der Stadt.

Ein Großteil der Akten, die in der Vergangenheit Schränke und Regale füllten, sind bereits digitalisiert oder werden laufend auf digitalen Stand gebracht. Dazu wurde ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eingeführt und ein einheitlicher Aktenplan vereinbart, der auf der Grundlage des Produktplans des städtischen Haushalts entwickelt wurde. Das war die Voraussetzung dafür, ein universelles Dokumentenmanagement-System auf digitaler Basis einzuführen, das seit Anfang 2019 Schritt für Schritt in der Verwaltung eingesetzt wird.

Ziel für 2021 ist es, alle Posteingänge nicht mehr in Papierform ins Haus zu geben, sondern zentral zu digitalisieren und innerhalb eines sogenannten digitalen Workflows entsprechend weiter zu bearbeiten. In diesem Zusammenhang soll auch die Aktenarchivierung künftig verstärkt automatisiert werden. Das ist vor allem vor dem Hintergrund wichtig, dass bestimmte Akten und Vorgänge teilweise lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben.

Ein wichtiger Bereich in der Digitalisierung ist auch das Geodaten-Informationssystem. In diesem System können Lagepläne, Grundstücke, Luftbilder, aber auch einzelne Gemarkungen digital angezeigt und Informationen hinterlegt werden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat die Hünfelder Stadtverwaltung auch die Voraussetzungen geschaffen, dass Bauakten mittlerweile digitalisiert geführt werden. Diese Systeme kommen bereits bei Baugenehmigungsverfahren zum Einsatz, wo sich die Stadtverwaltung mit der Kreisbaubehörde abstimmt.

Während diese Schritte innerhalb der Verwaltung zwar die Effizienz und Wirtschaftlichkeit steigern, merkt der Bürger davon noch sehr wenig – außer, dass mögliche Bearbeitungszeiten verkürzt werden können, betont Bürgermeister Tschesnok in dem Statusbericht. Bei der Einführung digitaler Dienste für Bürger und Unternehmen knüpft die Stadt Hünfeld an eine intensive Zusammenarbeit mit den Mitgliedskommunen des Zweckverbandes Hessisches Kegelspiel an, die sich bereits bei der Einführung des digitalisierten Rechnungswesens bewährt hat. Schon heute können einzelne Verwaltungsleistungen digital nachgefragt und erledigt werden. Das soll verstärkt ausgebaut werden, auch, um die Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes zu erfüllen.

Deshalb soll auch das bisherige Ratsinformationssystem für den Sitzungsdienst der städtischen Gremien umgestellt werden. Dies ist bislang eine Insel-Lösung und soll in das Dokumentenmanagement-System und die elektronische Vorgangsbearbeitung integriert werden. Auch Stellenausschreibungen sollen künftig online erfolgen und ausgewertet werden. Sogar im städtischen Bauhof schreitet die Digitalisierung weiter voran. Beauftragung, Dokumentation und Buchung von Leistungen sollen künftig digital erfasst und abgerechnet werden.

Nach Auffassung des Bürgermeisters ist nicht nur die Digitalisierung der Verwaltungsbereiche erforderlich. Darüber hinaus sollen weitere Anstrengungen unternommen werden, um den Zielen einer Smart-City näher zu kommen. Eine Smart-City soll im Vergleich zu herkömmlichen Städten effizienter, nachhaltiger und fortschrittlicher sein. Dafür werden moderne Technologien aus den Bereichen Energie, Mobilität, Stadtplanung, Verwaltung und Kommunikation so miteinander vernetzt, dass sich die Lebensqualität für die Bewohner steigert. Auch die Stadt Hünfeld will bei diesem Thema gewappnet sein und die digitale Transformation der Kommune frühzeitig angehen. Dazu ist es geplant, auch Akteure aus den unterschiedlichsten Bereichen der Stadt Hünfeld einzubinden wie den Verein City-Marketing, Schulen, Vertreter im Gesundheitswesen und den Vereinen Hünfelds. +++