Hünfeld will von Olpe lernen

Die Stadt Hünfeld will von der Stadt Olpe lernen. Diese machte sich bereits Mitte des vergangenen Jahrzehnts auf den Weg zum digitalen Rathaus und gilt als einer der Vorreiter in Deutschland. Geleitet wird das Projekt dort von Georg Schnüttgen, dem Hauptamtsleiter, der jetzt in Hünfeld in einem Impulsvortrag vor den Mitarbeitern der Stadtverwaltung über seine Erfahrungen berichtete. Der zeigte sich erstaunt, dass von Anfang an die gesamte Belegschaft einbezogen werden, während sich in anderen Kommunen meist nur kleine Arbeitsgruppen damitz befassten.

Laut Bürgermeister Stefan Schwenk könne das Projekt nur gelingen, wenn es auch von den Mitarbeitern mitgetragen und mitgelebt werde. Als erste große Schritte hatte die Stadt Hünfeld bereits vor drei Jahren gemeinsam mit den Nachbarkommunen Nüsttal, Burghaun und Rasdorf ein digitales Dokumentenmanagementsystem im Rechnungs- und Kassenwesen über den Interkommunalen Zweckverband Hessisches Kegelspiel aufgebaut. In diesem Jahr wurden die gesamten Bauakten digitalisiert, damit sie an jedem zuständigen Arbeitsplatz sofort verfügbar sind.

Obwohl alle Parteien das Thema Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ganz oben auf der politischen Agenda hätten und auch entsprechende gesetzliche Vorgaben bereits vorlägen, drohe Deutschland nach Auffassung von Schnüttgen ein „digitaler Absturz“. Er sei in Gesprächen in Fachgremien immer wieder erstaunt, wie wenig Dynamik dieses Thema gegenwärtig habe. Dabei biete die Digitalisierung große Chancen, so Schnüttgen, Effizienz, die Bürgerfreundlichkeit, aber auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Kommunen müssten auch erkennen, dass der Kampf um die besten Mitarbeiter längst begonnen habe. Ohne die Mitarbeiter könne das Projekt aber nicht zum Erfolg geführt werden. Olpe hatte sich dafür entschieden, dass direkt vor Ort an den jeweiligen Arbeitsplätzen eingehende Post eingescannt und den jeweiligen elektronischen Akten zugeordnet werde. Das sei effizienter, als dies ein zentral zu organisieren und schaffe auch mehr Transparenz, da der elektronische Aktenbestand je nach Zugangsberechtigung der einzelnen Mitarbeiter überall vollständig und unmittelbar am Arbeitsplatz verfügbar sei. Dies erleichtere auch die Forderungen der Datenschutzgrundverordnung zu erfüllen, wenn Bürger fragten, welche Daten über sie gespeichert seien. Schnüttgen empfahl dazu auch einen Blick über nationale Grenzen. Er sei in einem holländischen Rathaus gewesen, dort hätten Mitarbeiter nicht einmal mehr feste Arbeitsplätze, sondern loggten sich je nach Bedarf an Stehpulten, in Großraumbüros, in Besprechungszimmern oder auch zuhause ein, um Ihre Dienstgeschäfte zu erledigen.

Die verschärften Anforderungen an die Online-Zugänglichkeit wesentlicher Verwaltungsdienstleistungen, die gesetzliche Vorgabe ab dem Jahr 2022 werde, könne ohne ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem und die E-Akte nicht erfüllt werden, ist sich Schnüttgen sicher. Allerdings sei die Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung komplexer, als beispielsweise in der freien Wirtschaft, weil gerade in den Kommunalverwaltungen weitaus mehr verschiedenartige Vorgänge und Verfahren bearbeitet würden. Außerdem müssten Rechtsvorschriften Beachtung finden, da hinke der Gesetzgeber noch in vielen Bereichen hinterher. Deshalb müssten auch in Olpe nach wie vor „hybride Akten“, digital und in Papierform, in manchen Bereichen noch geführt werden, da Gerichte in einigen Fällen noch Urkunden in Papierform verlangten. Das gelte auch für die Formalien im Bauplanungsrecht.

Schnüttgen zeigte sich aber zuversichtlich, wenn das Projekt einmal angeschoben sei, dass in den Verwaltungen dann auch eine Eigendynamik entstehe, schließlich wolle keine Abteilung die letzte sein, die in ihrem Bereich die Digitalisierung umsetze. +++